Antecedentes
En Ecuador, existe la entidad encargada de la cedulación de los ciudadanos que se llama registro Civil, cada cédula tiene 9 dígitos y un dígito de verificación 000000000-0, este dígito de verificación por años ha sido de gran ayuda para evitar que nos equivoquemos al digitar los 9 primeros números.
Ahora bien, la entidad encargada de la recaudación de impuestos en el Ecuador es el SRI, y los ciudadanos que abren un negocio se les asigna un RUC (Registro Único de Contribuyente), que es el mismo número de la cédula aumentado el 001, es decir ya son 13 dígitos.
Problema
Hace poco, el SRI emitió un comunicado indicando a los sistemas que ya no validen el ultimo digito por cuanto ellos están emitiendo otro tipo de identificaciones para las Empresas o SAS (Sociedad por Acciones Simplificadas) que no cumplen con estas validaciones.
Hemos tenido muchos casos, en los que el personal de facturación, por hacerlo rápido simplemente no se preocupa en verificar que el RUC sea correcto, y utilizan la opción en tipo documento como Pasaporte o No Aplica. Esta es una “solución”, momentánea ya que al fin del mes el contador no va a poder declarar estas ventas.
Solución
Dejar de validar las cedula o los RUCs, solo incrementó el número de errores al momento de enviar los informes de las ventas al SRI.
El proceso normal para crear un nuevo cliente, que es una SAS es el siguiente:
1.- Digitar el número de RUC
2.- Podemos utilizar el botón SRI, que hará una consulta a la base de datos del SRI y traerá la información disponible para poder crear al cliente.
NOTA:
Aclaramos, que la consulta se la realiza a un base de datos, local de la empresa Datum Tecnología, que es actualizada cada año
3.- Si el RUC ha sido encontrado en la base de datos del SRI, el sistema permitirá guardar el cliente sin ningún problema.
4.- Si la SAS ha sido creada en el presente año y todavía no está en la base de datos del SRI el sistema mostrara el siguiente mensaje.
En donde nos indica que el RUC no ha superado la validación normal, y que posiblemente estamos ante una SAS.
5.- En este caso es importante que verifiquemos que el número del RUC sea correcto y esto se lo puede realizar en la página web del SRI
6.- Si todo es correcto, el último requisito que pide el sistema es que se digite una clave de un usuario con privilegio de supervisor.
Lo que se pretende es que, estos casos especiales sean informados al administrador responsable, y además quede en auditoria, para poder saber quién creo un RUC sin haber validado correctamente la información.