Clientes ventas a Credito

Al final del proceso de facturación, el sistema solicita escoger la forma de cobro, principalmente tenemos: Crédito por Cobrar, Cobro al Contado, Transferencia Bancaria.

Para el caso de Cobro al contado y transferencia bancaria, estamos diciendo que la factura se ha cancelado directamente y la información del cobro va directamente al cierre de caja del día.

Cuando escogemos crédito por cobrar, el sistema dejara esta factura pendiente hasta que sea cancelada.

Como se explicó en el tema anterior es recomendable dar crédito solo a personas de confianza, y de ser posible establecer políticas de crédito, como, por ejemplo: cuanto es el valor máximo que se puede dar de crédito a un cliente, verificar el historial crediticio del cliente, definir cuantos días de crédito se le va a dar, en caso de que el cliente no pague cual es el procedimiento a seguir.

Como se explica en la página de creación de clientes, los campos Limite de Crédito y Número de días crédito, cobran una gran importancia si lo que está buscando es poder vender a crédito.

A continuación, explicaremos como se puede configurar el sistema para que controle el crédito de sus clientes: La siguiente configuración, se la puede realizar si usted tiene permiso de supervisor.

En el menú configuración seleccionar > Catálogo de Trans luego buscar la transacción de ventas que por lo general es FCE, y hacer doble clic para que se habrá la transacción.

Ir a Datos 2 –F6 > Clic en botón Inventario > Se abrirá una pantalla con el nombre Configuración Avanzada

Ir a la ficha Pendientes –F8

La siguiente pantalla muestra las opciones para controlar créditos en las facturas de venta.

Existen tres criterios para el control de documentos pendientes, que pueden ser activados:

1.- Numero de documentos pendientes para advertir: el usuario puede establecer cuantos documentos pendientes se permiten, además debemos escoger si estos documentos están vencidos o no.

Por ejemplo, si colocamos el número 4 y marcamos Solo documentos vencidos: significa que el control se activara si un cliente tiene 4 o más facturas que ya están vencidas.

2.- Limite de Crédito: Si en la creación del cliente se estableció un límite de crédito de 100 USD, el control se activará el momento en que se intenta guardar una factura a crédito que haga que se supere este crédito.

3.- Número de días vencidos: El usuario puede establecer un número de días de plazo de gracia que le permitirá facturar al cliente sin que se levante el control de documentos pendientes, por ejemplo.

Si tengo una factura a crédito realizada el 01/05/2024 y le doy 30 días de crédito a mi cliente, yo esperaría que venga a cancelarme el 31/05/2024, ahora si colocamos 8 días, en número de días vencidos, el sistema esperara hasta el 7/06/2024 para activar el control de documentos pendientes.

Finalmente, este control tiene tres niveles de acción:

1. Deshabilitado: No hay ningún control
2. Presentar mensaje de advertencia: Solo muestra un mensaje
3. No Permitir Grabar: Muestra el mensaje y deshabilita el botón Grabar

La opción No permitir grabar resulta un poco drástica cuando lo que queremos es vender más y no menos, supongamos que el cliente llama al dueño de la empresa y explica que ha tenido motivos justificados para no cancelar la factura entonces el dueño desea que, si se emita la factura a pesar del control,

¿qué podemos hacer en este caso?

El usuario que tiene privilegios de supervisor, puede ir a la aplicación Configuración en el Menú Configuración > Lista de Usuarios > Buscar su usuario y en la opción que dice Clave de autorización temporal digitar una clav

Luego informar al personal de ventas que clave tiene que digitar para que el control de documentos pendientes se desactive y finalmente se pueda grabar la factura que estaba en proceso.

Esta clave de autorización temporal solo se puede usar una vez, y es válida por un día.