El sistema Sami cuenta con un módulo independiente para sacar reportes, al cual podemos acceder desde la barra de la derecha reportes, note que esto abre la aplicación llamada Reportes.
Siempre que necesite obtener información, imprimirla o exportarla a Excel, debe utilizar esta aplicación. Actualmente tenemos más de 60 reportes que usted puede revisarlos con detalle, puede ser que no todos le sirvan para su empresa, pero es importante revisar los que sí y hacer de ellos una herramienta diaria para saber el estado de su empresa.
La manera de configurar los reportes es común para todos a continuación explicaremos las bondades que tiene este módulo de reportes.
Condiciones de Busqueda
Es la pantalla inicial, que se muestra en cada reporte, generalmente, es posible establecer rangos de fechas, o tipos de transacciones, es importante que este familiarizado con los códigos de las transacciones para poder escoger lo que necesita.
Una vez que obtenemos nuestro reporte el sistema guardara la última configuración, para la próxima vez que desee sacar el reporte.
Configuracion del Reporte
Cada columna recibe el nombre de campo y es configurable en las siguientes características:
ColTitulo: Podemos cambiar el titulo de la columna
Alineacion: Generalmente los números se alinean a la derecha y los textos a la izquierda
Imp. Format: Es el formato de impresión, generalmente se utiliza en los campos numéricos, por ejemplo: #,0.00 este formato indica que los valores numéricos se van a redondear a dos decimales.
Ancho: Existe una leyenda al final que indica:
Maximo Ancho disponible para impresion (formato A4): 121
Esto significa que todos los reportes están pensados para utilizar una hoja A4 en forma vertical, el máximo número de caracteres que pueden avanzar en la hoja es de 121 caracteres, esta es la razón por la que el sistema limita que la sumatoria del ancho e cada columna so sobrepase los 121 caracteres. Podemos entonces variar el ancho de cada columna, de acuerdo a nuestra necesidad, si la información que contiene la columna es mayor que el ancho establecido el sistema corta la información.
Impresión: El sistema mandara a la impresora solo las columnas marcadas
Pantalla: El sistema mostrara en pantalla, solo las columnas marcadas
Subtotal: Utilizado en los valores numéricos, cuando necesitamos que aparezca la sumatoria
Agrupar: La agrupación de la información está relacionada con el ordenamiento por ejemplo si el reporte ordena ventas por vendedor podríamos agrupar por vendedor para obtener subtotales de cada vendedor. Solo debemos agrupar por un campo.
Subtítulo: Un subtitulo es una información que permite aprovechar mejor el espacio de impresión, que como sabemos es escaso.
Ocultar: Eso se utiliza para ocultar información que no deseamos que todas las personas tengan acceso
Ord Por: En algunos reportes la ordenación se puede alterar las opciones de este campo son: 0,1,2,3 es posible definir por ejemplo: que ordene primero por vendedor, luego por zona de ventas y finalmente por cliente.
AnchoPx: Es un nuevo campo que permite especificar el ancho de la columna en pixels y se utiliza cuando exportamos el reporte a formato pdf
Caracteristicas de la pantalla del reporte
Las pantallas de los reportes tienen los siguientes iconos
Impresión texto: Para impresoras matriciales, la impresión se realiza sin previa visualización
Impresión Gráfico: Para impresiones de tinta o laser, esta impresión si tiene vista previa.
Búsqueda: Cuando hacemos click en el icono de la lupa, el sistema llama a la pantalla de condiciones de búsqueda, también lo podemos hacer desde la tecla F5
Exportar: Si hacemos directamente click en este botón el sistema, abrirá un nuevo libre de Excel con la información del reporte
Este botón tiene un menú desplegable que permite exportar en otros formatos, por ejemplo, a texto, a la aplicación Calc, que es el reemplazo de Excel en Libre Oficce, y también a pdf
Configurar: Este icono permite el acceso a la pantalla de configuración del reporte, los reportes están compuestos por columnas con información por ejemplo código de vendedor, nombre de cliente o valor total de la venta etc.
En la pantalla final del reporte, tenemos las mismas bondades de otros listados, como son que usted puede ordenar alfabéticamente haciendo click en la cabecera de cada columna, o usted puede buscar una información específica escribiendo la que necesita encontrar en la columna correcta.
Si el título de la columna no es el adecuado recuerde que puede cambiarlo, si está visualizando demasiadas columnas también puede ocultar las que no le interesa.
La recomendación final es que dedique tiempo para explorar y configurar los reportes que tiene el sistema, no tenga temor de que se dañe la información.