En ciertos productos existe una fecha de caducidad que indica cuál es el día límite para consumir un producto de forma óptima y segura a nivel sanitario.
A través del código de lote de producción se tiene un mayor control de calidad de los productos que se fabrican porque permite realizar el análisis correspondiente para mejorar en caso de devoluciones de productos defectuosos.
¿Qué es un lote de producción?
Cuando varios productos tienen un mismo código de lote de producción significa que fueron procesados y envasados en las mismas condiciones, a través de una misma serie de operaciones.
La empresa que lo produce es la encargada de codificar el lote de producción y debe ser único para cada lote. Es decir, todos los productos que pertenecen a un mismo lote de producción tendrán un mismo código.
Si comercializamos estos productos es nuestra responsabilidad supervisar de forma correcta la fecha de vencimiento de los productos que estamos vendiendo.
La importancia de la técnica FIFO en la gestión de almacenes y caducidades
Gestionar la caducidad de los productos de forma correcta influye de manera positiva en la imagen de marca de la empresa.
Por eso, es fundamental emplear las estrategias y las herramientas adecuadas para simplificar los procesos relacionados con la fecha de vencimiento de la mercancía.
FIFO significa (Fisrt Input First Output) el primero en entrar debe ser el primero en salir. Lo que queremos decir con esto es que, si tenemos un producto con dos fechas de caducidad diferentes, debemos primero vender el que está más próximo a caducar
En el grafico podemos apreciar que tenemos en la cercha 3 productos que van a caducar en el presente año, y dos productos para el próximo año.
El método FIFO asume que el vendedor primero despachara los más antiguos.
El ente que verifica, que haya un control de las fechas de caducidad en el Ecuador es el ARCSA
Arcsa: La Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria tiene la misión de contribuir a la protección de la salud de los consumidores, a través de la gestión del riesgo de productos de uso y consumo humano.
Pasos para controlar Lotes en SAMI
Advertencia
Llevar la información de las fechas de caducidad implica que hay que hacer más pasos en el ingreso de las compras, así como hacer una revisión constante de los kardex de los productos para que la información este correcta. Le recomiendo que priorice los productos para llevar este control detallado
1.- Crear el producto: La creación es normal como cualquier otro producto, y de preferencia clasifíquelo de manera adecuada, para ver ayuda de cómo se crea un ítem haga clic en el siguiente link
2.- Marcar Fecha de caducidad: Indicar que el producto tiene control de lotes, en la ficha Datos (4)-F8 debe marcar la casilla que dice: Este ítem tiene fecha de caducidad
3.- Crear el Lote: En el menú inventarios catálogo de Lotes, usted puede crear un nuevo Lote llenando la información más importante.
Código Lote puede ser numérico o con caracteres, máximo hasta 60 caracteres
Fecha Caducidad, es la fecha hasta que el producto es apto para su consumo
Hasta aquí hemos creado por separado al ítem y luego al Lote, en el siguiente paso se van a relacionar.
4.- Pasar la Compra, e indicar a que lote pertenece el producto: En la pantalla de compras las últimas columnas sirven para digitar el código de lote del producto y la fecha de caducidad, si el lote ya está creado solo debemos digitarlo y automáticamente me indicara le fecha de caducidad.
Si escribimos el código de un lote que no existe no está creado, el sistema va a emitir un mensaje “LOTE NO ENCONTRADO”, solo debe poner aceptar, si luego digitamos la Fecha de Caducidad, el sistema al guardar la transacción creara el lote de manera automática.
Una vez ingresada la compra, se crea una relación entre el lote y el ítem esta relación se la puede evidenciar en el catálogo de lotes o en el catálogo de ítems.
Si coincide con un código de lote que ya está creado, se recomienda modificar el código para que permita crear por ejemplo ABC123 es un código que ya se utilizó podríamos reemplazar con el código ABC123-1, para que se pueda guardar.
5.- A facturar: Si existen lotes caducados del producto, al momento de seleccionar el ítem el sistema enviara una alerta. Indicando lo siguiente:
Para dar de baja los productos caducados, debe utilizar la transacción, baja de bodega (BD) que la puede encontrar en el menú inventarios.
El sistema de manera automática buscara el lote más próximo a caducar y lo seleccionara al momento de hacer la venta
El objetivo es que la factura siga siendo ágil y sencilla si el producto ha sido marcado para llevar fecha de caducidad, es obligatorio que el producto tenga un código de lote, caso contrario no me permitirá guardar la transacción de venta.
6.- Revisar Kardex de Lotes
Cómo puedo saber a qué clientes vendí todos los productos de un lote, para responder esa pregunta necesitamos revisar el Kardex por Lote.
La manera más sencilla es ir al catálogo de lotes, seleccionar el lote que deseo consultar y hacer clic con el boton derecho del mouse para que se despliegue un menú, en este menú seleccionamos Ver Kardex
Y se abrirá una pantalla con el detalle del movimiento de los ingresos y egresos de los productos que pertenecen a ese Lote.
Este kardex es muy similar al kardex de ítems, por lo que no será difícil entenderlo, lo más importante es corregir, los errores y verificar que las existencias por lote no sean negativas.
7.- Sacar reportes de productos por caducar
El último paso es obtener el reporte de los productos que están caducados o próximos a caducar. Los colores indican el estado Caducado y Vigente y se visualizan en columnas
