Firma Electronica

Que se divide en que es la firma electrónica, como instalar la nueva firma, como configurar para que me indique antes que caduque la firma, como saber si el servidor de firmas electrónicas está detenido.

Es un archivo digital que representa a la firma física, al usarla una persona acepta y da por valido el contenido de un documento electrónico.

Es importante que el dueño de la firma electrónica, guarde este archivo en un lugar seguro. Y no comparta la clave de su firma con nadie. Es responsabilidad del dueño de la firma el uso que le da.

Toda firma electrónica tiene una fecha de vencimiento, por lo que una vez vencida su firma deberá obtener otra, las firmas generalmente tienen una duración de uno a cinco años.

Para obtener una firma electrónica los requisitos varían dependiendo si es una persona natural o una compañía.

El programa Sami version Desktop es compatible con las siguientes firmas electrónicas:

Banco Central https: https://portal.sce.eci.bce.ec:9443/principal/

Security Data https://www.securitydata.net.ec/firma-electronica-en-ecuador/

Como se usa la firma electrónica en facturación electrónica

En la antigüedad cuando solo existían las facturas físicas, las normas para emitir facturas físicas validas eran que estas no tengan tachones, y correcciones. Si se equivocaba al llenar una factura tenía que anular la factura y hacer otra.

La razón es porque la factura debe ser un documento que no se pueda modificar (inmodificable).

Allí es donde entra la firma electrónica, luego que la factura ya ha sido terminada, y guardada el sistema genera un documento XML y lo firma electrónicamente. Normalmente una factura que ya ha sido firmada no debe ser modificada por ningún motivo. Solo cuando la factura ha sido firmada el sistema procede a enviar al SRI para su autorización.

El proceso comienza, cuando se guarda la factura electrónica, de esto está a cargo el sistema contable SAMI, una vez guardado el sistema genera el archivo XML (GENERADO este es el estado de la transacción en este punto) y envía este archivo a un servicio local de firma electrónica.

Toda empresa que emita documentos electrónicos tiene configurado un servidor que da el servicio de firmar electrónicamente los documentos, un mensaje de error que se puede dar es: “No se ha encontrado el servidor de firmas electrónicas”. Se pueden dar casos en que este servicio se detiene, ya sea porque se apagó mal la maquina o a veces alguna actualización de Windows puede producir este efecto. En este caso le recomendación es reiniciar la máquina y esperar unos minutos para que el servicio se inicie antes de intentar mandar a autorizar la transacción.

Si el servicio de firmar electrónicamente esta levantado, la firma electrónica está vigente, entonces el estado de la transacción se pasa a FIRMADO.

Finalmente, el archivo XML firmado es enviado al servicio de recepción de documentos del SRI y quedamos a espera que el SRI devuelva el documento Autorizado.

Verificación del servicio de Firmas Electrónicas

Es posible verificar si el servicio esta levantado, para eso dentro del programa Sami nos vamos al menú General > Informaciones de la empresa > Doc Elect F-10

En esta pantalla buscamos la opción donde dice, servidor local y copiamos el URL, abrimos un browser de internet y pegamos, deberíamos poder ver la siguiente pantalla.

En nuestro caso la usamos la firma electrónica para firmar cada factura electrónica emitida.

Antes de nada, es necesario hacer la gestión para obtener la nueva firma electrónica, con la firma electrónica y la clave hacemos lo siguiente:

1.Copiamos la nueva firma en la dirección de la carpeta compartida: \\NOMBRE DEL SERVIDOR\Datum\

1. El programa Sami permite configurar la firma electrónica para eso nos vamos al menú General > Informaciones de la empresa > Doc Elect F-10

1. Donde dice Certificado Digital en el botón con los tres puntos hacemos clic y seleccionamos la nueva firma.
2. Ingresamos la nueva clave de la firma electrónica, en donde dice Password firma

1. Ingresamos la nueva fecha de caducidad de la firma electrónica.

1. Finalmente, también debemos modificar la configuración de la transacción, en el menú configuración > catálogo de transacciones > autorización, en esta pantalla buscamos el campo que dice Fecha de Caducidad y colocamos la fecha.