Introducción:
Esta es una de las áreas más conflictivas sobretodo por la importancia que tiene en el manejo financiero de la empresa, la persona que maneja bancos generalmente es el dueño de la empresa o una persona de mucha confianza del gerente. En el caso de que el gerente delegue estas funciones, es recomendable distribuir el trabajo en dos personas una para registrar cobros y cartera por cobrar, y otra encargada de todos los pagos y la cartera por pagar.
Tener la información de bancos al día nos permite realizar proyecciones de cobros o pagos, el objetivo final de este modulo del sistema es saber en todo momento el monto de dinero que posee la empresa, para que de esta manera evitar problemas como que se sobregiren las cuentas bancarias.
En una compañía bien manejada, las entradas de efectivo diario se depositan rápidamente en el banco. Con frecuencia, una fuente importante de estas entradas diarias es el cobro de las cuentas por cobrar.
Requisitos
Cuenta contable
El módulo de bancos, requiere una configuración previa para que funcióne de la manera adecuada, lo primero es revisar que existan las cuentas contables, que serán relacionadas posteriormente al banco, para revisar cómo crear una cuenta contable haga clic en el siguiente link.
Documentos bancarios
Previo a la creación de un banco es necesario revisar si existen los documentos bancarios, por ejemplo actualmente a ganado mucha popularidad las transferencias bancarias, ya sea para pagar o para cobrar, es por eso que deberíamos verificar que existan estos tipos de documentos bancarios:
TRB-IN: Transferencia de ingreso
TRB-EG: Transferencia de egreso
En la siguiente pantalla, se revisa la información detallada de los tipos de documento bancario
Código: El código debe ser un texto de máximo 8 caracteres no debe contener caracteres especiales ni espacios
Descripción: La descripción del documento bancario
Comentario: Cualquier información adicional que ayude a entender cuando se usa el documento bancario
Ingreso/Egreso: Por ejemplo Deposito debería ser ingreso, y cheque emitido debería ser egreso
Puede ser Posfechado: Esto significa si la fecha de vencimiento puede ser mayor a la fecha actual
Crear un Banco
En contabilidad se entiende por caja, a la entidad que registra todas las entradas y salidas de dinero en efectivo, para el sistema un banco o una caja tiene similar funcionamiento. A continuación, vamos a crear un banco de ejemplo:
En el menú de Tesorería vamos a catálogo de bancos, y ponemos nuevo
Código: El código debe ser un texto de máximo 8 caracteres no debe contener caracteres especiales ni espacios
Banco: El nombre del banco
# Cuenta: El número de la cuenta bancaria
Nombre: A qué nombre está abierta la cuenta
Cuenta contable: La cuenta contable de activo, que se relaciona con este banco
Tipos de documentos Bancarios Permitidos: Dependiendo si es una cuenta de ahorros, le recomendamos marcar los siguientes tipos:
Deposito, Egreso en Efectivo, Nota de crédito, Nota de debito
Si es una cuenta corriente los tipos recomendados:
Deposito, Cheque Emitido, Nota de crédito, Nota de debito
Si es una caja local los tipos recomendados:
Ingreso en efectivo, Egreso en efectivo
No permitir documento Repetido: Es recomendado activar esta casilla cuando se lleva el control de una cuenta corriente, para evitar emitir dos veces el mismo cheque
Caja Propia / Banco: Esta clasificación no ayuda en el cierre de caja para que se listen solo las cajas propias
Numeración Cheque Emitido: El sistema puede dar el número de cheque siguiente de manera automática
Formas de cobro/pago
Otro catalogo que está relacionado con los bancos son las formas de cobro, las formas de cobro se utilizan al final de la factura de venta, por ejemplo, cobro de contado, cobro a crédito, cobro con tarjeta de crédito.
Existe la posibilidad de relacionar los bancos con las formas de cobro, en el caso de que se necesite que el cobro de contado se vaya DIRECTO AL BANCO.
NOTA IMPORTANTE
La configuración va Directo al Banco no es obligatoria y se activa dependiendo de las necesidades de la empresa.
En el menú inventario, Cat Forma de cobro, llegamos al catálogo:
Código: El código debe ser un texto de máximo 8 caracteres no debe contener caracteres especiales ni espacios
Considerar como efectivo al momento de facturar: Existen ciertos controles, al momento de facturar, como por ejemplo control de límite de crédito, control de ventas a crédito a consumidor final, para estos casos es importante, no olvidarse de seleccionar esta opción de ser necesario
Se va directo al Banco: cuando se selecciona esta opción, es necesario indicar a que banco y también el tipo de documento.
Recomendamos, que para el cobro a contado, se active esta opción y se mande a Caja Recaudación, con el tipo de documento EF-I (ingreso en efectivo)
Código SRI Pago: Para la facturación electrónica es necesario enviar un código al SRI que indica la forma de pago, los mas utilizados son:
01 Sin Utilización del sistema financiero: Cuando el cobro es al contado
20 Otros con utilización del sistema financiero: Cuando el dinero pasa por el banco
Existen opciones más detalladas que puede configurarlas, como cobro con tarjeta de crédito, cobro mediante transferencia, etc.
Con estas configuraciones hemos armado el ecosistema en el cual el modulo e bancos se desarrollará, a continuación, veremos cómo utilizar cada una de las transacciones bancarias
