Estos dos módulos están muy relacionados. Ya que representan las cuentas por cobrar y por pagar, sin un buen control en esta área la empresa no podría durar mucho tiempo.
Existen algunos términos propios de este módulo que sería bueno repasar antes de continuar
Factura de Venta Crédito: Al vender un bien o servicio, se espera un ingreso de dinero por ese bien o servicio, sin embargo, una factura a crédito significa que el cliente se compromete a pagar en un tiempo determinado.
Mora: Al cumplirse los días, de crédito que se dio al cliente, como plazo para pagar la factura, cada día de retraso en el pago es considerado como días de mora
Cartera por Cobrar: Es el conjunto de cuentas o deudas pendientes que una persona o empresa tiene por cobrar. Por ejemplo, facturas de venta a crédito, facturas vencidas, etc. La gestión de recuperación de cartera se enfoca en esta información.
Cartera por Pagar: Las cuentas o cantidad de dinero que una empresa tiene que cancelar, principalmente a sus proveedores por bienes o servicios que se han recibido pero que aún no se han pagado.
Proveedores
Una factura de compra, a un proveedor con el que se trabaja por mucho tiempo generalmente nos dan crédito 30 o 60 días, adicionalmente podemos emitir una retención por la compra al proveedor (si estamos autorizados por el SRI para hacerlo) que disminuya el valor a pagar de la factura de compra. Se han dado casos en los que por error se ha cancelado dos veces de la misma factura, o el saldo que calculamos no coincide con el saldo que me indica el proveedor, por tanto, es importante llevar un control detallado de las facturas pendientes de pago y tener archivado evidencias de cada pago que se realiza.
Clientes
En este caso la recomendación siempre será de ser posible NO DAR CREDITO, o si da crédito ser muy cuidadoso a que persona le va a confiar su dinero. Hemos visto muchos casos de una cartera por cobrar demasiado alta, que quita liquides a la empresa, y mucha de esa cartera es incobrable.
Si no sabe decir que NO, puede echarle la culpa al sistema, e indicar “El nuevo sistema no permite dar crédito si tiene una factura en mora”
Dentro del programa SAMI, existen varias opciones para controlar el crédito que se da a los clientes, por ejemplo:
1.- No se podrá vender a un cliente que tiene una factura vencida más de 5 días
2.- No se podrá vender a un cliente que tiene más de 3 facturas vencidas
3.- No se podrá vendar a un cliente que haya superado el límite de crédito
Más adelante se explicará cómo configurar estas condiciones.
Finalmente quiero referirme a las notas de crédito, que son documentos importantes que se incluyen en este módulo:
Notas de crédito de proveedores, que son emitidas cuando nosotros devolvemos mercadería, o cuando recibimos algún descuento por pronto pago.
Notas de crédito de clientes, de la misma manera si un cliente devuelve algún producto podríamos emitir una nota de crédito a cliente que reverse lo que hizo la factura de venta.
¡Con esta introducción estamos listos para ver el detalle de estos módulos!