Introduccion
Es importante comprender la estructura del sistema y el concepto de módulo para que tanto el usuario como el programador puedan comunicarse de manera efectiva.
Podríamos considerar la contabilidad como la columna vertebral del sistema.
La parte central de un sistema contable es la contabilidad, ya que cada movimiento o transacción registrada en el sistema genera automáticamente un asiento contable.
Por esta razón, lo primero que debemos hacer es una revisión de la estructura del plan de cuentas, ya que posteriormente este plan de cuentas se relacionará con los demás módulos disponibles.
Modulo de Inventarios
Uno de los casos más conocidos es el módulo de inventarios.
En este módulo, se pueden crear todos los productos que la empresa venderá, y es posible visualizar en el kárdex de cada producto todos los movimientos relacionados.
Un módulo, por tanto, es una sección del sistema contable que permite llevar un control detallado de los movimientos, mientras que en la parte contable, todos los movimientos se registran en la cuenta contable de activo por ejemplo (1.1.1.0 "Inventarios") .
Debe existir una correlación entre el valor del módulo y el valor de la cuenta contable. En el caso específico de los inventarios, el valor total del costo de los inventarios debe coincidir con el saldo de la cuenta contable "Inventarios". A esto se le llama verificar la integridad del sistema contable.
En el gráfico, se pueden observar diversas transacciones en el módulo de inventarios, tales como:
- Saldos iniciales: Aquí indicamos al sistema con cuánta cantidad de producto se inicia el ejercicio contable, generalmente con fecha del 1 de enero.
- Compras: Son transacciones que registran el ingreso de mercadería.
- Ventas: Registran las transacciones de salida de productos.
- Notas de Crédito: Se utilizan para reversar facturas, es decir, cuando la cantidad de inventario que se vendió vuelve a la bodega.
- Bodegas: Un producto puede estar almacenado en varias bodegas.
Modulo de Clientes
En las empresas que dan credito, el modulo de clientes es muy importante
ya que permite llevar con detalle el saldo de cada uno de ellos, de la misma manera que con el modulo anterior, la cuenta contable relacionada es una cuenta de activo por ejemplo (1.2.0.0 Clientes) y debería existir una relación entre el saldo total de los clientes y el valor de la cuenta Clientes
Al dar crédito a los clientes se incrementa dos conceptos mas:
fecha de vencimiento: es la fecha hasta máxima que le podemos esperar para que pague la factura
días mora: son los días que se han pasado desde que se cumplió la fecha de vencimiento hasta la fecha actual.
Existe un reporte muy importante, en este modulo que se llama cartera por cobrar, y es en donde se reflejan todos los documentos pendientes de cobro
En el gráfico podemos ver los principales movimientos que afectan a este modulo
- Saldo inicial: En esta transaccion se indica al sistema con cuanto saldo comienza cada cliente
- Ventas: Incrementan el saldo de los clientes algunas empresas manejan vendedores, en esta caso es importante poder asignar un vendedor a cada venta, para posteriormente obtener reportes de ventas por vendedor
- Retenciones de Cliente: una retención de cliente es un documento en el que se indica el valor de los impuestos retenidos, estos valores disminuyen el saldo total del cliente
- Cobros: Cuando un cliente cancela una factura, se realiza un cobro y este disminuye el saldo del cliente
- Notas de Crédito: disminuye el saldo del cliente
- Notas de Débito: aumenta el saldo del cliente
Nota
Los mismos criterios se utilizan para el modulo de porveedores, con la diferencia de que las transacciones para porveedores son compras, retenciones a proveedor
Modulo Bancos
El movimiento del dinero, el estado de la cuenta bancaria, es informacion importante para no cometer errores de sobregiros bancarios. La empresas que llevan el modulo de bancos son las que han comprendido, la importancia de controlar los gastos de la empresa, y separar los gastos personales.
- Bancos: Cada cuenta bancaria que la empresa use para el giro de sus actividades comerciales
- Depósitos: cuando se deside depositar el dinero cobrado de los clientes
- Egresos: Principalmente pago a proveedores
- Transferencias: Actualmente muy común pagar con transferencias bancarias
- Notas de Crédito: Disminuyen el saldo del banco, por ejemplo un cheque protestado
- Notas de Debito: Incrementa el saldo del banco por ejemplo intereses ganados
Modulo Contabilidad
El principal modulo del sistema, necesita que el plan de cuentas este bien estructurado, para obtener buenos estados financieros, y que la información se relevante para el dueño de la empresa. el resto de los módulos del sistema se relacionan con el plan de cuentas, esa es la razón por la que sugerimos hacer cualquier cambio en al plan de cuentas antes de ingresar transacciones.
El siguiente gráfico muestra, las relaciones con el resto de módulos