Revision de Costos

Revisión de Costos

Para una empresa comercializadora, el tema de costos es muy importante, la mayor parte del esfuerzo, en revisión ajustes reportes debería estar enfocado en el tema de costos. Actualmente existe una gran competencia en todos los tipos de negocios y se puede perder un cliente por que la competencia tiene precios más baratos por centavos.

Si recordamos la siguiente formula Precio = Costo + Utilidad podemos comprender más claramente la importancia de llevar costos correctamente en la empresa.

El sistema Sami permite manejar 4 métodos de costeo, es importante que el contador de la empresa defina que método de costeo se llevara antes del comenzar a ingresar transacciones,

1. Costo promedio
2. Costo ultimo
3. Costo FIFO
4. Costo LIFO

Para aprender donde cambiar la forma de costeo, haga clic en el siguiente link

NOTA: No es recomendable cambiar el método de costeo a medio año

El método de costeo más utilizado y recomendado por las NIIF y por el SRI es el costo promedio

A partir de ahora, vamos a explicar el calculo del costo promedio por ser el más utilizado en las empresas, siempre que no refiramos al método de costeo asumiremos que es el costo promedio

Ejemplo de un ítem: si no comprendemos el cálculo del costo promedio no vamos a poder corregir información, supongamos que tenemos un producto A del año anterior que lo pasamos como un saldo inicial de inventario 100 en 20 USD, y luego de 15 días un proveedor me ofrece el mismo producto más barato 15 USD, pero solo compro 20 unidades: ¿Cuál es el costo promedio?

En la tabla podemos ver el kardex del producto, cuando realicemos la primera venta del producto A el sistema realizara el cálculo del costo promedio, utilizando la siguiente formula:

Costo Promedio= (Todo el dinero) / (Toda la cantidad del producto)

En nuestro ejemplo tenemos: 2300/120 = 19.167 USD

En las transacciones de ingreso como compras, saldos iniciales es donde el costo se define, cuando se realiza una transacción de egreso de mercadería es donde el sistema calcula el costo promedio.

Existencias Negativas: La principal razón para tener errores en el cálculo del costo es que en algún momento del kardex del producto la existencia se hizo negativa.

Por ejemplo, existen empresas a las que los proveedores no entregan la factura inmediatamente, llega la mercadería, pero sin factura. Allí es donde se crea un conflicto porque, el cliente desea comprar el producto, pero no podemos vender hasta que no llegue la factura y hagamos el respectivo ingreso en el sistema

Si vendemos sin haber pasado la factura el costo de venta del producto es cero (0) y eso es un error que afectara al costo promedio.

Incluso es importante verificar a qué hora se grabó la transacción porque el sistema a pesar del estar en el mismo día, se pudo haber grabado primero la venta y luego la compra

La herramienta ideal para hacer una revisión de costos es el kardex de ítem

No reutilizar códigos: Como hemos estudiado el costo promedio considera todo el kardex del producto por tanto será un error reutilizar el código de ítem, recomendamos crear un nuevo ítem por más parecido que este sea a otro ya creado con anterioridad.

Control de existencias Negativas: El sistema permite controlar que no se factura si el producto no tiene stock, es recomendable levantar este control luego de haber hecho inventarios.

Sin embargo, a pesar de existir este control todavía podemos encontrar en el kardex existencias negativas. Esto se puede dar porque posterior a que la factura se grabó, se pudo modificar la compra, o un saldo inicial, y esto puede hacer que las existencias se hagan negativas.

Ejemplo: Para comprende mejor vamos a decir que el mismo producto A del ejemplo anterior hacemos una factura de 110 Unidades el kardex quedaría de la siguiente manera:

En el kardex la cantidad negativa significa que es un egreso, podemos ver que la existencia actual es 10 unidades y que el costo total actual es 191.63, este kardex es correcto y el control de existencias negativas funciono, porque no permitió vender más de 120 unidades.

Resulta que el 21 de enero anula la compra con fecha 15 de enero por un error de facturación, en este caso la existencia se vuelve negativa en -10 unidades y es razón para que existan errores en cálculo de costo promedio en los siguientes movimientos. Para esta situación especial se debería reemplazar la compra por un ajuste para que no se dañe el costo.

Esta es una herramienta, que permite es recalculo de costos en todas las transacciones en las que el sistema ha calculado automáticamente. Previo a correr este proceso, debemos estar seguros de que no existen existencias negativas.

En la aplicación Herramientas vamos al menú Herramientas y seleccionamos reprocesamiento de costos:

Es recomendable hacer el reprocesamiento de costos una vez al mes, para que cualquier problema de cálculo de costos sea corregido de manera automática, no se pueden arreglar los costos del mes de febrero sin haber previamente arreglado los de enero, el proceso debe ser ordenado.

1. Seleccionar el rango de fechas
2. Seleccionar las transacciones para recalcular
3. Presionar Buscar

¿Qué transacciones se deben reprocesar los costos? Este es un proceso que NO se puede reversar por lo que si seleccionamos mal las transacciones se puede dañar la información ingresada. El criterio que me ayuda a identificar que transacciones se deben reprocesar costos es en TODAS LAS TRANSACCIONES EN LAS QUE EL SISTEMA CALCULA EL COSTO.

Por ejemplo, en las facturas de ventas FCE, en las notas de entrega NE, en las bajas de mercadería BD, todas estas son transacciones de egreso, también existe una transacción de ingreso que se debería reprocesar y es la Nota de Crédito de cliente FCVE.

NOTA IMPORTANTE

Nunca debe mandar a reprocesar las compras o los saldos iniciales de inventarios

Presione el botón Verificar, en este momento el sistema comienza a calcular los costos de cada transacción y si algún costo está equivocado indica como costo incorrecto en la columna Resultado.

Si se han encontrado costos incorrectos presione el botón Proceder para corregir los costos.

Cuando se necesita corregir el costo solo de un ítem, se puede utilizar esta opción, el funcionamiento es el mismo que la anterior con la única diferencia que, debemos seleccionar un ítem y el sistema consultara el kardex del mismo, además de manera automática marca todas las transacciones de ingreso para no reprocesarlas

Como vemos en el ejemplo, en color plomo están IVSI, CP JI y TRIV que son transacciones de ingreso, en este caso necesito que ajustes de inventario y las transferencias de bodega si se reprocesen, debo marcarlas en las casillas correspondientes en el control que dice Excluir transacción de Ingreso.

Después de marcarlas nuevamente presiono Buscar